Archivace faktur

 

Jedním z těchto pravidel, které je však některými podnikateli ne vždy správně naplňováno, je pravidlo o archivaci faktur. Proplacením faktury nekončí starost o ní a musí být dohledatelná ještě přesně definovanou dobu poté, v závislosti na parametrech a typu daného podniku. Na co si tedy podnikatelé musí dávat při archivaci faktur pozor? A jaké nástroje jim mohou s administrativou spojenou s fakturami pomoci?

Jak přistupovat k archivaci faktur?

Každého podnikatele či freelancera vystavujícího svým zákazníkům faktury jistě v určitou chvíli napadlo, jak tyto doklady uchovávat. Stejně jako v mnoha jiných oblastech fakturace závisí konkrétní pravidla uchovávání dokladů na tom, zda patří mezi plátce daně z přidané hodnoty či nikoliv.

Neplátci DPH

V případě, že podnikatel není plátcem DPH, platí, že má povinnost uchovávat doklady po dobu, kdy mu může být doměřena daň z příjmů. V tomto případě se jedná o tři roky od data pro podání řádného daňového přiznání. Je však třeba dát si pozor na situaci, kdy se prodlouží datum zahájení daňové kontroly, které automaticky posunuje i lhůtu pro doměření daně. K prodloužení lhůty vede i dodatečné daňové přiznání.

Plátci DPH

Pro plátce DPH platí jako obvykle o něco komplikovanější pravidla. Zákon o dani z přidané hodnoty (č. 235/2004 Sb.). Zmíněný zákon ukládá podnikatelům povinnost uchovávat daňové doklady po dobu jednoho desetiletí od konce příslušného zdaňovacího období. Co se způsobu uchovávání faktur týká, přijatelné je jak uchovávání v papírové formě, tak ve formě elektronické a mezi oběma formami lze dokumenty i převádět. V takovém případě jde o to, aby dokumenty zůstaly důvěryhodné. Ať už se vás týká kterýkoliv z těchto dvou případů, vždy je ideální archivovat všechny doklady v přehledné podobě, třeba o dost déle, než ukládá zákon. Mít k dispozici veškeré informace je důležitým krokem k lepšímu přehledu o vašem podnikání a plánování jeho budoucího směřování.

Imboss – řešení nejen pro archivaci faktur

Nejen pořádek ve fakturách a nepřetržitý přístup k nim vám zajistí online fakturační program Imboss. Díky tomuto systému vám bude trvat vygenerování faktury s profesionálním designem pouze několik desítek vteřin. Na faktuře nebude chybět logo firmy ani QR kód pro okamžitou platbu. Stejně snadné jako vložení loga je fakturace v cizím jazyce (angličtina, němčina, ruština) nebo v cizí měně (euro, dolar i další).

Hodně času podnikatelům ušetří automatická kontrola neproplacených faktur a rozesílání upomínkových e-mailů. Efektivitu práce zase zvýší možnost přidělit zaměstnancům různá přístupová práva podle jejich pracovních povinností, od pouhého nahlížení až po plnou administraci. Cenná je také možnost exportovat data pro účely účetnictví či pro analýzu výkonnosti firmy a plánovaní dalších podnikatelských kroků.

 

Fakturační program Imboss byl vyvíjen s vědomím, že tím nejdůležitějším je bezpečnost citlivých a důležitých dat. Z toho důvodu se podnikatelé nemusí o svá data bát a s klidným srdcem program vyzkoušet. Program je nabízen za velmi přijatelnou cenu a první měsíc si navíc můžete vyzkoušet zdarma! Hledáte-li tak řešení pro svoje podnikání, neváhejte a program Imboss si co nejdříve pořiďte.
 
 
 

Jak dlouho uchovávat faktury          Jak dlouho skladovat faktury          Jak dlouho archivovat faktury